クラウドやインターネットバンキングの導入も、税務からシステムまでフォローできるアクタスだからこその提案。

コロナ禍での先行き不透明な状況の中、ある不動産賃貸業のお客様とのミーティングでした。「この先の第2波、第3波を見据えて、経理部もいつでもテレワークが可能な体制を作りましょう。安心して働くことができる環境ができれば人材定着を促し、結果として企業成長に繋がります。」とご提案させていただきました。
しかし、ヒアリングした結果、テレワーク可能な体制をつくるには様々な課題がありました。まず、社内外の文書の多くが紙であることです。契約書や請求書、領収書などの証憑は会社に届くので、出社しなければなりません。そのため、ペーパーレス化を推進する必要がありました。
次に会計・給与などの業務システムは社内でないと利用できない、いわゆる「オンプレミス」型のシステムでした。担当者による経理や給与計算業務、管理者による承認、経営者や税理士など社内外関係者との経営会議で使う資料作成などは、社内でなければ行えませんでした。その上、「このシステムはどうしてこのような設定になっているのですか？」と聞いても、「理由は分かりませんが、前任者からそのように引き継ぎましたので」という回答が返ってくるだけで、活用しきれていませんでした。
他にも、毎月120枚ほどの請求書を受取り、それを会計ソフトやExcelの買掛金管理表へ手入力していました。また振込のためには、銀行窓口へ足を運ぶ必要がありました。テレワークを進めるには、このような紙中心の業務フローから、データ中心の業務フローへと変える必要がありました。

• 01ペーパーレス化とインターネットバンキング導入による業務効率化

  これらの課題を解決するため、段階的なシステム導入と業務改善を行いました。
  最初に導入したのは会計システム「勘定奉行クラウド」です。税務とシステムの担当者が一緒に話し合いながら、この会社にとってよりよい設定を行い、必要な資料なども簡単に出力できるようにしました。
  次に、受取請求書のペーパーレス化と支払業務の効率化を進めるため「invox」を導入しました。受け取った請求書をスキャンしてデータ化し、invoxにアップロードすれば、仕訳を自動作成できるようになりました。また買掛金もシステム内で一元管理できるようになりました。さらに、インターネットバンキングの導入により、PCで振込業務ができるようになりました。invoxから振込用のFBデータを作成できるので、振込業務がさらに効率化されました。以前は、ひと月分の請求書を一週間掛けて作業していましたが、2日に削減することに成功しました。
  また、インターネットバンキングを導入したことにより、勘定奉行クラウドとAPI連携が可能となり、現時点の残高や入出金明細をもとに自動仕訳をすることができるようになりました。
  少しずつ「紙中心の業務フロー」から「データ中心の業務フロー」に変わることで、仕訳作成から支払業務までの流れが改善し、更に、会計知識のある担当者に業務が固定されることも減り、属人化の解消に繋がりました。

• 02クラウドで実現した、「出社」に縛られないリアルタイム共有

  さらに「固定資産奉行クラウド」「給与奉行クラウド」の導入により、経理と給与計算の業務システムをすべてクラウドへ移行することができました。
  これにより、社内外問わずデータをリアルタイムに共有できるようになりました。オンプレミスからクラウドへ移行したことで、社員は出社しなくても業務に必要なデータにアクセスできるようになりました。社内外との紙のやりとりは残るので、出社している人がスキャンしてデータ化するというルールを定めておけば、何かあった時にテレワークができる、という環境が整いました。
  税理士も、仕訳のチェックや登録作業が発生するたびに往訪が必要でしたが、クラウド化によりお客様のデータをリアルタイムに確認することが可能となり、迅速な課題解決と、より緻密なコミュニケーションがとれるようになりました。
  「手入力がなくなり、作業が減って楽になりました。」そのようにお客様から感謝のお言葉をいただきましたが、今後も法改正や経済情勢の変化に柔軟な対応が必要とされます。税務とシステムのプロが力を合わせ、総合的なサポートでお客様の支援を続けてまいります。